Поиск

Быстрое лекарство от перегруза деловой женщине

12.03.2018

Как не перегрузить себя работой и найти дополнительное время на решение важных задач, рассказал бизнес-консультант Иосиф Миневич.

иркутск, иосиф миневич, красивый бизнес, советы деловой женщине, советы бизнес-вумен, как справится с перегрузом, роли в фирме, как распределить обязанности, советы бизнесу

Какие роли вы играете

Если вы руководите фирмой и замечаете, что перегружены работой, у вас напряженка со временем, то наиболее вероятно, что вы выполняете несвойственные вам чужие роли. Но чтобы, как говорится, отделить зерна от плевел нужно сначала разобраться, что есть зерно. В нашем случае, что есть руководитель, какова его настоящая роль и зачем он вообще нужен.

Попробуйте задать эти вопросы своим подчиненным. Вряд ли вы услышите в ответ что-то вразумительное. Ведь вы не были бы так перегружены, если бы подчиненные знали, зачем им нужен руководитель и в чем его роль. А роль руководителя очень проста. По крайней мере с точки зрения формулировки. Он нужен для того, чтобы организовывать деятельность своих людей таким образом, чтобы поставленные задачи могли быть выполнены, а потом добиться их реальной реализации.

Вы спросите: в чём отличие роли от должности или от какой-либо функции? У роли простая задача – ответить на вопрос: «Для чего я здесь – в этой фирме, в этой группе, в этой семье, в этой стране?».

Существует два ответа на этот вопрос:

  • я здесь для того, чтобы было то, что должно быть;
  • я здесь для того, чтобы не было того, что не должно быть.

Роль руководителя заключается не в том, что вы служите себе, а в том, что вы служите другим. Она не о том, что нужно делать, а о том, что должно получиться в результате.

Какова ваша роль

Ваша роль в фирме – организатор, роль ваших подчиненных – делатели. Главная разница между ними в типе мышления. Исполнитель думает: «Как я это сделаю?», руководитель думает: «Кто это сделает?». Если вы что-то делаете за своих подчиненных, то вы отнимаете у них ответственность за ту область, в которой вы что-то делаете за них. То есть вы становитесь безответственным человеком. Да, да, в первую очередь именно вы. Вы расходуете свои высокооплачиваемые часы, выполняя более низкооплачиваемую работу. Это раз.

Выполнив раз-другой работу за своего сотрудника, вы развращаете его, а потом с трудом дождетесь от него выполнения его обязанностей, либо это будет такое выполнение, которое придется переделывать. Это два.

Падение ответственности сотрудника – болезнь заразная и вскоре вам будут стараться навесить свою работу и другие сотрудники. Это три.

иркутск, иосиф миневич, красивый бизнес, советы деловой женщине, советы бизнес-вумен, как справится с перегрузом, роли в фирме, как распределить обязанности, советы бизнесу

Упорядочивание хаоса. С чего начать

Корень вашей загруженности в первую очередь в том, что вы всеми силами пытаетесь организовать свою работу, в то время как должны организовывать работу других. В ваших сутках 24 часа. Минута в минуту. И как бы вы ни ускорялись и не совершенствовались, в ваших сутках всё равно будет 24 часа и ни минутой больше. Просто вы не там копаете. Работать нужно не усерднее, а по-другому. Вместо упорядочивания себя начните с упорядочивания других. У вас в руках есть мощный рычаг – люди (их время). Пользуетесь им. Тогда у вас в сутках будет 48 часов, 96, 192, 1000 или любое количество часов. Все зависит от количества людей, которых вы сможете сорганизовать в эти 24 часа.

Упорядочив работу других, вы высвободите часть своего времени, только после этого начните упорядочивать себя. Тогда вам и присный тайм-менеджмент будет в тему. Всегда помните: жизнь – это не только работа. Это вообще не работа. Это сложный путь к счастью... либо мимо него.

Как быть с контролем

Любите все держать под контролем? Это у каждой женщины в крови. Интересно, что мужчина-руководитель обычно старается сам сделать как можно меньше и все делегировать. Женщина берёт на себя гораздо больше, ей это привычно, ведь она и семью обычно тащит на себе.

У женщины, которая работает, внимание в конкретное время сосредоточено на десятках задач, многие из которых вовсе не рабочие. Женщине нужно всё организовать не только на работе. Даже то, что по дому должен делать мужчина, сначала должна продумать и организовать женщина, чтобы в итоге дать мужчине конкретные указания, что он должен сделать или купить.

Думаю, вы и сами устаете от постоянной необходимости либо все делать самой, либо непрерывно проводить инспекции всего и вся. Так как же все контролировать, чтобы люди работали и выполняли поставленные задачи? Здесь надо помнить, что люди будут работать в двух случаях:

  • если их заставлять, тогда всё время придется тратить на контроль;
  • если они сами этого захотят, тогда ваше время реально высвободиться.

Значит, нужно чтобы люди захотели. А чего люди хотят больше всего на свете. Копните любого поглубже и выйдите на общее для всех понятие. Счастье.

иркутск, иосиф миневич, красивый бизнес, советы деловой женщине, советы бизнес-вумен, как справится с перегрузом, роли в фирме, как распределить обязанности, советы бизнесу

Счастье – это когда...

Зачем вам нужно, чтобы сотрудники были счастливы? Да просто тогда они приносят больше дохода. Вы хотите больше дохода? Так сделайте своих людей счастливыми.

Как это выглядит: персонал радует – сами делают и не достают с расспросами; клиенты довольны – заходят снова и снова; прибыль растет; издержки падают – меньше брака и косяков; свободного времени у руководителя больше, не надо всех постоянно контролировать.

Счастье – это когда все части на месте, а если какая-то часть утрачена, то мы чувствуем себя несчастными. Счастье – это когда мы причастны к чему-то большому и в этом большом есть наша доля. Главное, чтобы не было вульгарного понимания счастья. Счастье не приходит после серии тимбилдингов или пары крутых корпоративов.

Что там у вас? KPI, которые сотрудник должен достичь. А зачем ему это надо? Задача руководителя ответить каждому сотруднику на этот зачастую скрытый вопрос. Мало денег – безусловный демотиватор. Отсюда следует частая логическая ошибка – люди работают за деньги. Но деньги – это стимул. А стимул – внешнее воздействие, та самая палочка, которой в древности погоняли осликов. В то время как мотивация – внутренне действие, и на нее можно воздействовать только косвенно, зная побудительные мотивы конкретных людей.

И как мы уже обнаружили, у людей есть общий побудительный мотив – они хотят быть счастливы. И мы им должны это дать. А они должны это получить на основе причастности к нашей организации. У нее должны быть такие цели, чтобы сотрудник себе говорил: «Мне это надо». У нее работа должна быть выстроена таким образом, чтобы сотрудник говорил: «Эта игра мне интересна». Организация должна давать людям ценность, некий продукт и сотрудник должен сказать: «Я хочу этого».

То, что доктор прописал

Резонный вопрос: и что теперь со всем этим делать? Начать следует с очень простого действия. Сесть за письменный стол, взять лист бумаги и написать все роли, которые вы на работе исполняете. Поначалу мыслить категориями ролей трудно, поэтому выпишите действия, которые вы каждый день выполняете, а затем распределите их по ролям.

иркутск, иосиф миневич, красивый бизнес, советы деловой женщине, советы бизнес-вумен, как справится с перегрузом, роли в фирме, как распределить обязанности, советы бизнесу

Поясню про роль на простом примере. Вы решили своему ребенку старшекласснику делегировать роль, которая заключается в том, чтобы в холодильнике всегда был в наличии определенный набор продуктов. Даете ему список продуктов, неснижаемый остаток по каждому продукту и недельный бюджет, в рамки которого нужно укладываться. Вы не занимаетесь подробным объяснением, какие последовательности действий необходимо делать, как часто и когда ходить в магазин и т.д. Может только указываете, продукты каких производителей стоит брать, а каких нет. Объясняете ребенку насколько важная у него роль, что он теперь отвечает за важную для семьи область. И ребенок становится ответственным лицом, он практически становится кормильцем семьи. Вместо выполнения абсолютно для него неважных: «сходи за хлебом, сходи за молоком».

Первое:​ Сначала вы выписываете все действия, которые вы ежедневно выполняете, потом раскидываете их по ролям. Чем отличается роль от просто действий я уже объяснил выше.

Второе: Сделайте фильтр-проверку на присутствие в списке ненужных ролей. Для этого существует проверочный вопрос: чтобы что. «Я делаю этот отчет, чтобы что?». Удалите из списка роли, по которым не понятно, зачем это вообще делается или нет никакой практической пользы.

Третье: Выявляете несвойственные вам роли. Ваши роли связаны с тем, чтобы что-то организовать. Не ваши роли – с тем, чтобы что-то делать.

Четвертое: Если в вашем списке есть действия, которые относятся к уже исполняемым подчиненным ролям (секретарь, бухгалтер и т.д.), то отдаете эти действия соответствующим подчиненным.

Пятое:​ Если вы обнаружили у себя не вашу роль, которая никем еще не исполняется, то найдите наиболее подходящего для этой роли человека, объясните ему суть и значимость этой роли, проведите короткое обучение, чтобы убедиться, что подчиненный все точно понял и делегируйте ее.

Если вы все правильно сделали, то у вас появится некоторое количество времени, которые вы раньше тратили на исполнение чужих ролей. Тут вас может подстерегать одна серьезная опасность. Ваши подчиненные, видя, что у вас высвобождается время, могут завалить вас своими: «Шеф, у нас проблема». И вы включитесь в решение их проблем, тем самым снова поспособствуете увеличению хаоса в организации.

В одной книге я вычитал гениальную фразу по этому поводу: «Когда подчиненный пришел в кабинет со словами: «Шеф, у нас проблема и я не знаю, что делать». Ответ был: «Ты не знаешь, что тебе делать и я не знаю, что тебе делать. А фирма не может оплачивать двух человек, которые не знают, что тебе делать»».

Сконцентрируйтесь сами на том, что вам действительно важно с точки зрения организации деятельности и направьте все внимание туда. Общая идея – постепенное методичное пошаговое уменьшение хаоса на рабочих местах. Это происходит за счет высвобождения вашего внимания из несвойственных вам как руководителю ролей.

Главное начать переводить своих людей из «делать» в «сделать». Для исполнителя между делать и сделать нет никакой разницы, а для руководителя – космическая. Руководитель всегда должен мыслить результатами. И опорой ему в этом будет правильно выстроенная система оплаты. Оплата подчиненных должна строится по принципу: сделал – пожалуйста в кассу, делал – делай дальше пока не сделаешь.

И не пытайтесь постоянно набивать свою голову все новыми инструментами и технологиями. Единственное, что вам нужно, так это шаг за шагом высвобождать свое внимание и фокусироваться на своей роли организатора. Практически любая женщина от рождения наделена талантом организатора деятельности. Помехой ей в этом является только катастрофическое отсутствие свободного внимания, распределенного на постоянный контроль сотни разных вещей и аспектов, неуверенность в себе и правильности принятых решений.

Правильное направление задаётся целью организации, правильность действий – регламентом процесса. Разобраться что есть хорошо для самого человека, чтобы все делали правильные шаги в правильном направлении. Это уже последующие ваши шаги, о которых я расскажу в следующих статьях.

А пока высвобождайте свое внимание. И да прибудет с вами сила. И любовь.

Здоровья вам и вашему бизнесу!

Фото из открытых источников.

Подробнее о женском бизнесе можно узнать на курсах Иосифа Миневича:

Телефон: 8 (908) 655-34-55

E-mail: myconsalt@mail.ru

Facebook: https://www.facebook.com/iosif.minevich

VK: https://vk.com/iosif59

Instagram: @iosifminevich

меган макрл, меган маркл форс-мажоры, меган маркл стиль, иркутск, советы бизнес-леди, стиль бизнес-леди, советы успешных женщин, бизнес иркутск, иосиф миневич, курсы иосифа миневича иркутск, бизнес-тренинги иркутск, бизнес для женщин иркутск, советы для женщин с бизнесом, бизнес советы

Текст: Иосиф Миневич

Тэги:

Читайте также

Модный обзор, 04.07.2018
Арт-блогер Анастасия Сосновская прочтет авторскую лекцию о жизни и творчестве Марка Шагала в галерее Виктора Бронштейна
Модный обзор, 19.06.2018
"БиспринцЫпные чтения" приедут  в Иркутск
Модный обзор, 04.07.2018
Кулинарное шоу Grill Fest прошло среди команд-любителей на Байкальском горнолыжном курорте «Гора Соболиная»

  0 комментариев
Имя
Код


Instagram